Den pågående pandemin sätter käppar i hjulet för många verksamheter. Även landets bostadsrättsföreningar har drabbats. Därför har regeringen gjort en tillfällig lagändring som underlättar föreningsstämmor. Framför allt gäller det hanteringen av kommande årsstämmor och hur de kan genomföras på ett säkert sätt.
I tider av hög smittspridning av covid-19 har många föreningar behövt hitta nya sätt att arbeta på. Bostadsrättföreningar är inget undantag. Men hur genomför man en årsstämma när myndigheterna uppmanar människor att hålla sig hemma?
Skjuta upp stämman?
– Det är den vanligaste frågan vi har fått från bostadsrättsstyrelser under våren. Svaret är att det går men man måste hitta sätt som är i linje med rådande rekommendationer, säger Ulrika Blomqvist som är jurist och vd på Bostadsrätterna. Organisationen är rikstäckande och arbetar för bostadsrätten, bildar opinion och bistår bostadsrättsstyrelser med rådgivning och utbildning.
Ulrika Blomqvist
VD och jurist, Bostadsrätterna
Foto: Erja Lempinen
Enligt föreningslagen ska en årsstämma hållas senast sex månader efter utgången av räkenskapsåret. För att minska smittspridningen har rekommendationen i år varit att skjuta på stämman till hösten. I april i år trädde en tillfällig lag i kraft som underlättar för bland annat bostadsrättsföreningar att hålla stämma. Lagen gäller till årsskiftet och lättnaderna innebär att antalet som närvarar kan hållas nere utan att det påverkar medlemmarnas inflytande. Lagändringen öppnar upp för olika alternativ.
Fler kan vara ombud
– Nu kan andra personer än de som anges i stadgarna vara ombud. Ett ombud kan också företräda flera medlemmar i föreningen samtidigt. På så sätt får man upp deltagandet. Lagändringen möjliggör också poströstning.
– Man kan genomföra en stämma med enbart poströstning eller som en hybridstämma. Vid en hybridstämma kompletterar man poströstningen med ett fysiskt möte för de som kan. Fördelen med poströstning är att det är ett av de mest demokratiska alternativen eftersom alla kan delta. Nackdelarna är att det kräver administration och att det inte blir möjlighet till diskussion som vid en vanlig stämma. Det finns fler alternativa lösningar.
Digital stämma
– Man kan hålla stämma helt digitalt. Om styrelsen beslutar att hålla stämman elektroniskt måste den även erbjuda möjligheten att poströsta för dem som inte kan närvara digitalt. Stämman kan dock hållas enbart digitalt utan poströstning men det förutsätter att samtliga medlemmar är överens om det.
En digital stämma kan även hållas som en hybridstämma. Den leds då från en plats som anges i stadgarna dit även de medlemmar som vill och har möjlighet kan komma.
– Digital stämma och hybridstämma kan kombineras med appar som används vid röstningen. Dessa alternativ kräver bra uppkoppling, viss kunskap om digital teknik och att man tänker på sekretessen så att inga andra än medlemmarna följer stämman, säger Ulrika Blomqvist och fortsätter.
– För mindre föreningar är en så kallad skrivbordsstämma, per capsulam på latin, en möjlighet. Det innebär att beslut kan fattas utan att ett möte äger rum. Man skickar i stället runt ett protokoll bland medlemmarna för underskrift. För att genomföra en skrivbordsstämma måste samtliga röstberättigade vara införstådda med hur stämman ska hållas.
Tror på fysiska möten
Ulrika Blomqvist tror att styrelser i bostadsrättsföreningar kommer att fortsätta med digitala möten även när pandemin är över.
– Fördelarna är många. Digitala möten är effektiva, fler kan delta och fler medlemmar kan ta styrelseuppdrag eftersom de inte måste vara på plats. Men det finns nackdelar.
– Den viktiga dynamiken i samband med det fysiska mötet på en stämma försvinner när man möts digitalt. Därför tror jag att stämmor kommer att hållas på traditionellt sätt även i framtiden.
Rikard Wahlstrand
Jurist och styrelserådgivare, Bostadsrätterna
Foto: Magnus Glans
Vad ska man tänka på inför årsstämman under pågående pandemi? Rikard Wahlstrand som är jurist och styrelserådgivare på Bostadsrätterna ger några handfasta tips.
- Hitta en rymlig lokal.
- När det gäller lokaler måste man tänka om. Vilka möjligheter finns det i fastigheten? Ett garage till exempel kan vara en bra plats med gott om utrymme och mycket luft. Att hyra en lokal är också en bra idé. En stämma jag var på hölls i en kyrksal. Då fick jag stå i predikstolen.
- Var utomhus. Det är ett strålande alternativ. Jag var med vid en annan stämma där ordföranden stod på gården och medlemmarna deltog från fönster och balkonger. Det fungerade utmärkt.
- Var kreativ och se möjligheter. Ha inte för höga krav på att ni måste göra något trevligt av stämman. Det viktigaste är att den hålls och på ett så säkert sätt som möjligt.